Aquí encontrarás los pasos para la ejecución de un proyecto con el PPD y todas las herramientas y formatos que te ayudarán a la presentación de informes y fortalecer tu proceso comunitario.
Cómo usar este recorrido
Este recorrido presenta los pasos que siguen después de que un proyecto es seleccionado. Avanza paso a paso y, en cada etapa, despliega los acordeones para encontrar explicaciones claras y los documentos necesarios.
Este documento sirve para dejar constancia del compromiso de la organización o grupo comunitario frente a la contrapartida del proyecto, es decir, los aportes propios que la comunidad realiza en generalmente en especie (en mano de obra) o en dinero. La carta certifica formalmente ante el PPD/PNUD el valor total y la distribución de esos aportes según las categorías de gasto del presupuesto (asistencia técnica, materiales, capacitación, etc.). Cómo usarlo: La organización deben revisar como y cuanto será su aporte, calcularlo, incluirlo en el formato y firmarlo por el presentante legal.
Firma del Memorando de Acuerdo o MOA, por su sigla en inglés.
Acta comité de compras y carta aporte contrapartida de la organización
Esta acta se utiliza para conformar oficialmente el comité de compras de la organización, que es el grupo responsable de revisar, decidir y registrar las compras de bienes, equipos y servicios para el proyecto. Cómo usarlo: Antes de empezar la ejecución del proyecto, la organización debe elegir a los 3 miembros diligenciar el formato y firmarlo.
Después de la firma del MOA
(empezar a realizar actividades y ejecutar recursos)
¿Cómo debo hacer los procesos de compras y contrataciones, y que formatos debo usar?
Solicitar cotizaciones o elaborar términos de referencia.
Documentos necesarios:
Este documento define claramente qué se espera de un servicio técnico o profesional. Indica las funciones, productos, plazos y condiciones de contratación. Cómo usarlo: antes de contratar, la organización debe elaborar los términos de referencia, revisarlos en el comité de compras o coordinación, y usarlos para solicitar hojas de vida o propuestas.
Este formato se utiliza para registrar las cotizaciones solicitadas a diferentes proveedores antes de realizar una compra. Cómo usarlo: el comité de compras o la persona responsable debe solicitar al menos tres cotizaciones y registrarlas en este formato, indicando los nombres de los proveedores, los productos o servicios ofrecidos, los precios unitarios y totales, y las observaciones relevantes (como garantía o tiempos de entrega). Estas cotizaciones se anexan al cuadro comparativo y son la base para tomar decisiones de compra de forma transparente.
– Cuadro comparativo, realizados por comité de compras.
Documentos necesarios:
Este formato sirve para comparar las diferentes cotizaciones o propuestas recibidas antes de realizar una compra o contratar un servicio. En él, la organización debe registrar los nombres de los proveedores o profesionales, los precios ofrecidos, las características de los bienes o servicios y las condiciones de entrega o ejecución. Cómo usarlo: se deben incluir mínimo tres cotizaciones o propuestas, obtenidas por escrito o por correo. Luego, el comité de compras debe analizar y registrar cuál opción se selecciona y por qué. Es importante firmar el formato y archivarlo junto con las cotizaciones como soporte de transparencia en el gasto. En este mismo formato, si es el caso, el comité puede explicar o hacer la justificación de una selección directa ante falta de proveedores calificados o que se ajusten a lo requerido por la organización.
-Pago del bien, contra entrega a satisfacción
-Firma orden de servicios; pagos una vez se reciba a satisfacción informe/productos
Documentos necesarios:
Este formato formaliza la contratación de una persona o entidad para realizar un servicio técnico o profesional dentro del proyecto. Cómo usarlo: la organización debe llenarlo después de haber seleccionado al profesional, incluyendo su nombre, número de cédula o NIT, objeto del servicio, valor, tiempo de ejecución y condiciones de pago. Debe estar firmado por el representante legal y por la persona contratada. Se debe anexar la hoja de vida, la cuenta de cobro o factura al finalizar el trabajo, también un informe con el trabajo realizado.
Este formato permite a una persona natural o proveedor cobrar formalmente por un servicio o producto entregado. Cómo usarlo: quien realiza el servicio debe diligenciar su nombre completo, número de cédula, dirección, descripción clara del trabajo realizado, valor acordado y firma. La organización debe verificar que el servicio o entrega se haya cumplido antes de realizar el pago, y guardar el documento con los soportes correspondientes (orden de servicio, recibo, copia de cédula, etc.).
Este formato permite a una persona natural o proveedor cobrar formalmente por un servicio o producto entregado. Cómo usarlo: quien realiza el servicio debe diligenciar su nombre completo, número de cédula, dirección, descripción clara del trabajo realizado, valor acordado y firma. La organización debe verificar que el servicio o entrega se haya cumplido antes de realizar el pago, y guardar el documento con los soportes correspondientes (orden de servicio, recibo, copia de cédula, etc.).
Comprobantes de pago.
Documentos necesarios:
Este documento respalda todos los pagos realizados por la organización, sea una transferencia o efectivo. Cómo usarlo: se debe llenar cada vez que se haga un pago, indicando la fecha, el número del comprobante, el nombre de quien recibe, el concepto del pago, el valor y la forma de pago. Debe ser firmado por quien autoriza y por quien recibe el dinero. Se archiva junto con los demás soportes (cotizaciones, facturas, cuenta de cobro, etc.).
Este formato permite registrar los principales resultados e impactos del proyecto comunitario, a través de indicadores que miden avances en conservación, restauración, producción sostenible, participación comunitaria y equidad de género. Sirve para que la organización evalúe y comunique los logros alcanzados, tanto en términos ambientales (por ejemplo, hectáreas restauradas o protegidas) como sociales (número de familias beneficiadas, mujeres vinculadas, o conocimientos transmitidos).
Cómo usarlo o diligenciarlo: cada organización debe seleccionar los indicadores que aplican a su proyecto, al menos uno y máximo tres en las áreas ambientales y completar la columna de metas con los valores esperados al cierre del proyecto (por ejemplo, “10 hectáreas restauradas” o “25 familias beneficiadas”). En los indicadores sociales y de género, deben registrarse todos los que correspondan, desagregando por sexo y edad cuando se solicite. Este formato se diligencia al inicio del proyecto como línea base y se actualiza periódicamente y al finalizar, para reflejar los resultados reales obtenidos. Su correcta aplicación ayuda a demostrar el impacto del trabajo comunitario y la contribución al fortalecimiento ambiental y social del territorio.
En las etapas de rendición de cuentas, se deben soportar adecuadamente cada uno de los gastos. Para compras o contrataciones mayores a $1.500.000 se debe realizar el siguiente proceso:
¿Cómo debo hacer los procesos de compras y contrataciones, y que formatos debo usar?
Solicitar cotizaciones o elaborar términos de referencia.
Documentos necesarios:
Este documento define claramente qué se espera de un servicio técnico o profesional. Indica las funciones, productos, plazos y condiciones de contratación. Cómo usarlo: antes de contratar, la organización debe elaborar los términos de referencia, revisarlos en el comité de compras o coordinación, y usarlos para solicitar hojas de vida o propuestas.
– Cuadro comparativo, realizados por comité de compras.
Documentos necesarios:
Este formato se utiliza para comparar cotizaciones o propuestas antes de una compra o contratación. Debe incluir mínimo tres opciones, con información sobre proveedores, precios y condiciones. El comité de compras analiza y justifica la selección, firma el formato y lo archiva como soporte de transparencia. En caso de selección directa, aquí mismo se deja la justificación.
-Pago del bien, contra entrega a satisfacción
-Firma orden de servicios; pagos una vez se reciba a satisfacción informe/productos
Documentos necesarios:
Este formato formaliza la contratación de una persona o entidad para realizar un servicio técnico o profesional dentro del proyecto. Cómo usarlo: la organización debe llenarlo después de haber seleccionado al profesional, incluyendo su nombre, número de cédula o NIT, objeto del servicio, valor, tiempo de ejecución y condiciones de pago. Debe estar firmado por el representante legal y por la persona contratada. Se debe anexar la hoja de vida, la cuenta de cobro o factura al finalizar el trabajo, también un informe con el trabajo realizado.
Este formato permite a una persona natural o proveedor cobrar formalmente por un servicio o producto entregado. Cómo usarlo: quien realiza el servicio debe diligenciar su nombre completo, número de cédula, dirección, descripción clara del trabajo realizado, valor acordado y firma. La organización debe verificar que el servicio o entrega se haya cumplido antes de realizar el pago, y guardar el documento con los soportes correspondientes (orden de servicio, recibo, copia de cédula, etc.).
Este formato permite a una persona natural o proveedor cobrar formalmente por un servicio o producto entregado. Cómo usarlo: quien realiza el servicio debe diligenciar su nombre completo, número de cédula, dirección, descripción clara del trabajo realizado, valor acordado y firma. La organización debe verificar que el servicio o entrega se haya cumplido antes de realizar el pago, y guardar el documento con los soportes correspondientes (orden de servicio, recibo, copia de cédula, etc.).
Comprobantes de pago.
Documentos necesarios:
Este documento respalda todos los pagos realizados por la organización, sea una transferencia o efectivo. Cómo usarlo: se debe llenar cada vez que se haga un pago, indicando la fecha, el número del comprobante, el nombre de quien recibe, el concepto del pago, el valor y la forma de pago. Debe ser firmado por quien autoriza y por quien recibe el dinero. Se archiva junto con los demás soportes (cotizaciones, facturas, cuenta de cobro, etc.).
Se utiliza para registrar la participación de personas en reuniones, talleres, mingas u otras actividades del proyecto. Cómo usarlo: durante cada actividad, se debe anotar la fecha, el nombre del evento, la organización o comunidad, y solicitar a las personas asistentes que escriban su nombre completo, número de cédula y firmen. Este listado debe anexarse a los informes de actividades como evidencia de ejecución.
Este formato permite registrar y valorar la participación de miembros de la comunidad que aportan trabajo voluntario o mano de obra al proyecto, como parte de la contrapartida; proyecto (por ejemplo, jornadas de siembra, construcción, limpieza, monitoreo o formación). Cómo usarlo: se deben anotar las fechas, los nombres de las personas que participan, el tipo de trabajo realizado, el número de horas o días trabajados y el valor estimado del aporte (según tarifa local o acordada). Este documento permite valorar económicamente el esfuerzo comunitario y debe firmarse por el responsable o coordinador de la actividad.
Este formato permite registrar los valores pagados por concepto de mano de obra o jornales del proyecto. Cómo usarlo: se deben anotar las fechas, los nombres de las personas que participan, el tipo de trabajo realizado, el número de horas o días trabajados y el valor pagado. Cada persona que recibe pago debe firmar el formato, en 1 solo formato se pueden relacionar varios trabajadores. Debe adjuntarse copia de cédula de cada uno.
